3.4 Manejo de bases de datos

3.4.1 CREAR Y USAR UNA BASE DE DATOS

Access nos proporciona una gran variedad de plantillas que podemos utilizar para agilizar el proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para utilizar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea específica. Las plantillas se pueden usar, para realizar un seguimiento de las incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un pequeño número de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su modo de empleo. Las plantillas de base de datos se pueden usar tal cual están o puede personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades. Se pueden crear bases de datos sin plantillas utilizando nuestros propios informes, tablas, formularios y otros objetos de bases de datos.

3.4.2 CREAR Y MODIFICAR TABLAS

Después de diseñar una base de datos, se pueden crear las tablas que almacenarán los datos en la base de datos. Normalmente, los datos se almacenan en tablas permanentes; también se pueden crear tablas temporales. Las tablas se almacenan en los archivos de base de datos hasta que se eliminan, y están disponibles para cualquier usuario que cuente con los permisos necesarios. Se manejan comandos para la creación de tablas pero también los hay para modificarlas ya sea para cambiar columnas , quitar columnas o algunas restricciones.

3.4.4 CREAR Y MODIFICAR FORMULARIOS

Los formularios pueden usarse para crear una interfaz de usuario para una aplicación de base de datos. Los formularios se pueden crear mediante herramientas dando solo un clic. Cuando se usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente están colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades.

3.4.5 VER Y ORGANIZAR INFORMACION

La vista de diseño es la más intuitiva para modificar formularios y se puede usar para casi todos los cambios que desee realizar en un formulario, en la vista Diseño, el formulario se está ejecutando en realidad, se puede ver los datos tal y como aparecerán cuando se use el formulario. También se puede cambiar el diseño del formulario en esta vista. Como puede ver los datos mientras está modificando el formulario, hay algunas tareas que no se pueden realizar en la vista Presentación y que requieren pasar a la vista Diseño.

3.4.6 DEFINIR RELACIONES

La cardinalidad de una relación describe el número de filas de una tabla que se pueden relacionar con el número de filas de otra tabla.

Por ejemplo, un departamento puede tener muchos empleados, pero un empleado puede pertenecer sólo a un departamento. La cardinalidad se suele expresar como uno-a-uno, uno-a-muchos y muchos-a-muchos.

3.4.7 CREAR INFORMES

Se puede crear una gran variedad de informes desde lo mas sencillo hasta lo mas complejo, se debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe. Aunque el informe sea un listado sencillo de registros o un resumen de registros de ventas realizadas, hay que determinar que campos contienen los datos que se desea ver en el registro y en que tablas o consultas residen.

3.4.8 INTEGRAR ACCESS CON OTRAS APLICACIONES.

Crear una nueva base de datos vinculando datos con otro formato de archivo, se puede abrir un archivo en otro formato, ya sea texto o una hoja de cálculo. Access crea automáticamente una base de datos de Access y vincula el archivo de otro formato que se utilice.